Cómo me organizo en el laboratorio

Mucha gente me ha preguntado a lo largo de los años que como hago para sobrevivir al laboratorio y hasta salir a horas razonables. Parte de esto lo he aprendido con el tiempo, especialmente desde que estoy en Suiza y vivo a tomar por culo del laboratorio. Pero no me malinterpreteis, eso es bueno, porque así me esfuerzo un montón en organizarme correctamente.

Tras haber pasado por varios sistemas, os voy a contar un poco como va el sistema actual, que se basa en dos aplicaciones: Todoist y Sunrise.

Empecemos por el final: Sunrise. Sunrise es el calendario de mi odiado Microsoft, pero que ha resultado ser mi mejor opción en estos momentos. Necesito un sistema que sea accesible offline y que además pueda sincronizar todos mis calendarios. Previamente usaba el Calendario de Apple, pero por alguna razón se negaba a enseñarme en el móvil el calendario compartido del laboratorio, y es algo que realmente necesito. Los calendarios que tengo, básicamente son:

– Calendario personal: porque hay cosas que no se deben mezclar con el resto (en este calendario aparecen también mis viajes personales, ya que está en Google e identifica las fechas cuando me llegan las confirmaciones de reservas)
– Calendario de casa: porque hay cosas que no eres la única persona que tiene que recordar
– Calendario de alemán: actualmente sin actividad, en el que apuntaba cuando tenía clase
– Calendario del laboratorio: cosas fijas del laboratorio que no son realmente tareas, como por ejemplo una reunión con el jefe, o una máquina reservada – Calendario de eventos de la universidad: charlas, barbacoas, etc. – Vacaciones de España: para saber cuando ir
– Vacaciones en Suiza: por razones obvias, para saber cuando no venir – Cumpleaños: de mis contactos de Apple, y de mis contactos de Facebook – Calendario de Todoist: de esto hablo después
– Calendario de viajes: ya sea para limitarme cuando quiero coger el tren, o por viajes de trabajo
– Calendario compartido con todo mi grupo: así sabemos cuando tenemos que hacer algunas tareas que rotan, dar charlas, etc.

Por supuesto, cada calendario tiene un color diferente, y me permite de un vistazo saber como de horrible va mi semana y, sobre todo, ver en el móvil en cualquier momento como pinta el asunto. El calendario es sólo una guía, no lo sigo para trabajar, pero lo uso mucho como base para la organización con Todoist.

Todoist se ha convertido en mi herramienta básica de supervivencia. Lo tengo instalado en todas partes: en el móvil, el ipad, el ordenador de casa, del trabajo, en el navegador… esté donde esté, siempre puedo recurrir a él. Mi sistema de trabajo más o menos es el siguiente:

– Tengo una cuenta gratuita, porque considero que me apaño de sobra con ella.
– He creado diferentes carpetas para mis proyectos de todo tipo: desde los del trabajo hasta cosas personales. Algunas carpetas tienen subcarpetas.
– Cuando recopilo información, intento simplemente nombrar la tarea y asignarla a un proyecto, con una prioridad y, si es el caso, día de vencimiento. Eso es muy sencillo incluso desde el móvil. Por ejemplo: “escribir post today p1” indicaría que lo escriba hoy y que es muy importante. Si lo hago desde una carpeta, en esa carpeta queda guardado. En el caso de hacerlo desde el ordenador, con el teclado me puedo mover fácilmente entre carpetas.
– Cada día hago una revisión en la que añado las tareas nuevas que puedan surgir, y desgloso las tareas inmediatas en subtareas si corresponde. Aquí por ejemplo podría decir que la tarea “clonar X” se dividiría en “empezar PCR”, “Preparar gel”, “correr gel”, etc etc. A las subtareas les asigno una hora de vencimiento, y no solo el día. Así me aparecerán ordenadas correctamente para que yo vaya siguiendo la lista, y en rojo las que debería haber acabado ya. Según las hago, las voy marcando, y a la siguiente. La parte buena es que esto también me permite verlas en el calendario, por lo que puedo ver si tengo grandes huecos que rellenar, y sobretodo visualizar cosas a varios días vista. La parte mala es que no les puedo fijar la duración, así que por defecto cada una aparece para una hora, por lo que hay momentos que en el calendario casi no se ve nada.
– Una vez a la semana hago una revisión en profundidad, que me permite organizar a grandes rasgos la semana siguiente, sobretodo para las reservas de máquinas, que son un gran problema en mi laboratorio.

Paralelo a todo esto, mantengo un sistema de tres pilas en mi escritorio: entrada, lectura, basura. La de entrada sirve para todo aquello que queda pendiente de procesar, de poner o bien en mi lista de tareas o en mi cuaderno, o información para algo… vamos, un inbox de toda la vida. La de lectura es una pila de papers que por alguna razón he considerado importante imprimir y que me tengo que leer con urgencia: antes de ir a los pdf voy a ver que tengo ahí. La de basura… es que soy muy vaga para ir cada dos por tres al contenedor para reciclar papel, y muchas veces me hacen falta cachitos para cosas.

Cada dia, en un fichero de word con el nombre del mes (que va dentro de una carpeta con el año), voy anotando a grandes rasgos lo que he hecho, siempre antes de irme del laboratorio. Una vez a la semana, normalmente los viernes por la tarde, completo esa información, incluyendo todas mis figuras, gráficas, etc. Cuando quedo contenta con el detalle, me imprimo todos los elementos gráficos y me pongo a copiarlo al cuaderno de papel oficial, en el que suprimo algunas cosas (en el digital escribo muchos comentarios que solo entiendo yo), y pego todas las gráficas. El cuaderno lleva un postit en la pagina de la ultima reunion con mi jefe y otro en la de mi ultima presentación al grupo. Cuando tengo que hacer una de las dos cosas, voy a ese punto y empiezo o bien a hablar o bien a copiar. Como he procesado todas las imágenes, preparar una presentación no me lleva casi rato, solo tengo que pegar todo en un Keynote. Y ademas, siempre tengo un papel con las tareas grandes que he hecho desde la ultima reunion con mi jefe y las que tengo planeadas para un futuro inmediato, con tics las hechas, porque mi jefe acostumbra a avisarme de las reuniones 5 minutos antes, y así estoy preparada. Si me dice algo más, o si escribe algo, lo guardo como referencia, para cuando me pregunte por qué hice tal cosa.

Y con esto, yo más o menos sobrevivo. Supongo que me he olvidado mil pasos porque he ido escribiendo según se me ocurría, pero bueno, si hay dudas siempre podéis preguntar. Os prometo que hay una carpeta con cosas para el blog, os lo prometo.

En estos momentos estoy intentando diseñar un sistema de estudio de alemán que me vaya bien, así que en cuanto tenga algo yo os informo. Estoy en ello, y creo que voy por buen camino.

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