Stay focused!

Céntrate Carmela céntrate… la de veces que habré pensado eso…

Hoy, para variar un poco os voy a contar un poco mi sistema de organización…

Esta tarde mi jefe, en medio del agobio que tenemos relacionado con la solicitud del PPN (puto proyecto nacional), me estuvo trasladando su agobio en forma de cosas que tenemos pendientes de hacer, que serían útiles, que nos permitirían producir más papers, que ayudarían para resolver estructuras… y hablo en plural porque él habla en plural diciendo “deberíamos expresar esta proteína” cuando realmente lo que quiere decir es “mátate a buscar la forma de expresar esta proteína que nadie ha tenido huevos a expresar hasta ahora”.

El caso es que esta tarde surgieron muchas ideas, muchas cosas que tengo que hacer… y cómo hago yo para no volverme loca¿? Los que me conocéis sabéis que soy una persona muy organizada… organizo todo perfectamente en pilas (vamos, que soy un desastre). Pero en el laboratorio no soy así o, como es evidente, mi laboratorio ya habría explotado… (lo digo en serio, si no tuviese todos los botes perfectamente rotulados y organizados, en algún momento habría mezclado cosas incompatibles y… kaboom!). Y como en el laboratorio y por lo tanto en el trabajo en general me organizo, voy a hacer un resumen de las herramientas que utilizo, ahora que está tan de moda esto del GTD.

• Gestor de enlaces : Diigo. He probado muchas cosas pero finalmente me he quedado con este. Conste que en tiempos era usuaria de Delicious (como todos) y que también usé el navegador sin más… Actualmente podría hacerlo gracias a la maravillosa sincronización de Google Chrome entre ordenadores, pero prefiero algo externo que pueda consultar desde cualquier ordenador (aunque sea parasitando uno ajeno) y que me permita tener un perfil más social… Me permite ver los enlaces de mis amigos, compartir mis enlaces con ellos, etc etc… y una gestión con etiquetas imprescindible para que meses (o años) más tarde encuentre un enlace guardado… por supuesto, uso la extensión correspondiente en Chrome.
• Ficheros: esta parte viene siendo más complicada… como uso varios ordenadores no es fácil tener siempre a mano ese .txt que quiere tu jefe… Por eso uso Dropbox en todos mis ordenadores, evitando perder el pendrive en el que antes llevaba todo el trabajo para mi tesis (aunque siga recurriendo a pendrives para algunas cosas, y tenga ocho millones de copias de seguridad de todo). Tengo varias carpetas compartidas y poder pegar un enlace en lugar de enviar un fichero enorme me parece básico. Además de Dropbox, últimamente doy mucho uso a Google Docs por la misma razón: poder abrirlo en cualquier parte. Aquí también tengo carpetas compartidas y estoy en proceso de convencer a mi jefe para usarlo cuando tenemos que escribir documentos entre los dos… como el PPN.
• Listas de tareas: Toodledo. Supongo que el GTD más extendido es Remember the milk, pero a mi nunca terminó de convencerme… Me permite tener carpetas de proyectos en las que voy poniendo la lista de cosas pendientes. En cada tarea puedo poner un contexto, una fecha y hora límite, configurar repeticiones, prioridad y status (pendiente, archivada, algún día, esperando, planeada… esas cosas) y por supuesto, etiquetar. Además genera un calendario que sincronizo con el mio para ver cuando tengo un deadline…
• Calendario: por supuesto, como buena fan, uso Google Calendar.  Antes usaba el iCal pero, como he dicho, la sincronización es algo importante en mi vida. Una vez sincronizado el calendario de tareas con deadline del Toodledo, todos los días voy rellenando el resto con los experimentos del labo en un calendario llamado “Laboratorio”. Por supuesto, también tengo un calendario personal, uno de seminarios (a los que tengo que ir, en teoría) y otros calendarios varios. Lo mejor es que mi jefe usa el mismo método y tenemos eventos compartidos que los dos podemos modificar en cualquier momento y el otro se entera al instante.
• Notas: Evernote. Hay cosas que quieres guardar y no pegan en nada de lo anterior. Una imagen, una captura de pantalla, un texto, un pdf… para eso uso el Evernote. Con un simple click (por supuesto hay extensión para Chrome) y ahí queda guardado. Después puedes organizar todo en carpetas, poner etiquetas… esas cosas.
• Papers: Endnote. Una parte razonable del tiempo que dedico a mi tesis, lo dedico a recopilar bibliografía. Pero de nada sirve encontrar bibliografía si no tienes cómo clasificarla. El Endnote es un gestor de referencias bibliográficas que te permite organizar tus referencias en carpetas, enlazar el pdf a cada referencia y después citar desde tu procesador de texto (desde los más usados). La parte negativa es que es de pago… aunque yo tengo instalado actualmente uno de dudoso origen, la institución esa para la que trabajo ahora, tiene licencias para sus trabajadores… a ver si consigo una 🙂 Cuando añado un paper en mi Endnote, añado una tarea en la carpeta de “Papers” del Toodledo con el autor y año del paper, de forma que queda pendiente de lectura.
• ¿Y si no tengo ordenador? Para muchas de estas herramientas existe una versión para Android que me permite en todo momento añadir/ver/modificar. En cualquier caso, en mi bolso hay siempre una Moleskine y una pluma para anotar cosas, hacer esquemas… cuando llego a casa ya me ocupo de trasladarlo a la nube de forma comprensible.
• Organización general… esta parte es la que integra todo… Todos los días al llegar al laboratorio por la mañana miro el calendario del día, pienso en lo que voy a hacer, algo algún cambio si es necesario y empiezo a trabajar… según avanza el día modifico el calendario si voy mal de tiempo o algo sale mal. En otra pestaña tengo el Toodledo en el que voy marcando las cosas que voy haciendo de cada proyecto y añadiendo cosas nuevas según van surgiendo. Si me pongo a navegar (buscando cosas importantes, no haciendo el vago), voy guardando las cosas en Diigo, Evernote o Endnote… lo que corresponda. Al final del día reviso apunto todo lo que he hecho en mi cuaderno de laboratorio, reviso anotaciones que tenga en postits por la mesa, los mails que me haya enviado mi jefe con cosas nuevas… y organizo el calendario para el día siguiente con los planes nuevos, haciendo una revisión rápida de las tareas pendientes. Los viernes dedico medio día al mantenimiento del laboratorio (porque no tengo un técnico que lo haga) y también lo dedico a completar el cuaderno (escanear fotos y pegarlas, etc) y revisar con más detalle los proyectos, ampliando con los nuevos objetivos para la semana siguiente o para un futuro indeterminado…  Este es también el momento de vaciar la carpeta de descargas del ordenador, en la que estarán todos los ficheros que me haya enviado mi jefe esos días, y ponerlos en su correspondiente sitio en Dropbox.
• Cosas pendientes: mi sistema no es perfecto. Una de las cosas que más echo de menos es la posibilidad de guardar notas en los pdf. Ya sé que con Vista Previa se pueden subrayar y anotar… pero después esas notas quedan ahí para siempre… yo quiero poder imprimirlos o enviarlos sin notas… y todavía no he encontrado la herramienta adecuada para ello. Otro de mis grandes problemas son las distracciones… aunque generalmente dedico huecos libres a mi vida 2.0, en ocasiones (demasiadas) me descentro en la pestaña incorrecta: Twitter, Facebook, Google Reader. El trío de la perdición… Antes era el chat… ahora lo tengo controlado, pero han aparecido estos tres “problemas”. Tengo que buscar la forma de limitar su uso para aprovechar mejor el tiempo…

Seguro que se me olvidan cosas… estoy segura… En cualquier caso se aceptan preguntas, sugerencias, etc etc…