Productividad para el plan B

Estoy abusando un poco de los posts personales, pero hacía ya mucho tiempo que quería escribir sobre mi productividad, para visualizarlo en conjunto y para poder levantarme los ánimos de cara al futuro.

Lo que os voy a contar hoy es lo que ha estado ocurriendo detrás de cgdoval.es durante los últimos meses. Esa dirección que os trae aquí y que está siendo el principio de mi marca personal… o como leches se diga eso. En resumen, todo lo que he estado haciendo para montarme mi base para el futuro y, lo más importante, cómo lo he hecho. Varios lectores me han mostrado su interés acerca de las herramientas que utilizo y cómo organizo el tiempo, así que ahí va. Esto es lo que ha sido mi vida fuera del laboratorio en los últimos meses.

La recopilación de información e ideas

Tengo tres principales fuentes de información: Feedly, Twitter y Telegram. En Feedly tengo un montón de feeds RSS que me recogen las noticias de muchísimas fuentes, lo que me permite revisarlas del tirón. La revisión la hago dos veces al día y aquellos titulares que me atraen especialmente se van directos a Pocket. En Twitter hago lo mismo… pero cada par de horas. Lo que atrae mi atención se va a bookmarks (o directamente a Pocket) y durante la revisión hago también algún retweet, comento algo… esas cosas. También tengo una serie de listas que me aportan enlaces a artículos interesantes, y las reviso una vez al día. En Telegram estoy en varios grupos de ciencia (además de los grupos relacionados con el podcasting) y hago lo mismo.

Aunque tanto Twitter como Telegram son también herramientas de comunicación, intento separar las dos funciones: mientras que a una mención puedo responder en el momento, o puedo participar en una conversación en un grupo durante un rato, la recopilación de información se hace en un momento fijo del día. En total, cada día se me va fácil una hora en revisar información.

Las ideas pasajeras las apunto como puedo. Si se me ocurren delante del ordenador, pues lo apunto donde debo en Todoist (volveré a esto después). Si se me ocurren cuando no estoy sentada delante del ordenador o no quiero por lo que sea abrirlo, entonces una nota de voz.

La clasificación de la información y los enlaces a Twitter

He dicho que todo va a Pocket. Ahí organizo mis enlaces con etiquetas. Tengo las etiquetas para las diferentes secciones de la newsletter: naturaleza, sociedad, covid. Además tengo etiquetas para «ideas» y para «otros». Y una etiqueta que solapa: «nl», en la que van los artículos que ya he decidido que van a ir a la newsletter. Una vez organizado todo, de los artículos que no van a la newsletter selecciono aquellos que quiero compartir en Twitter. Esos los programo usando Buffer, que me permite muy rápidamente poner hasta 10 tweets en cola.

El proyecto #366delaCienciaES

Durante el último año he estado compartiendo cada día el nombre de una persona destacada de la ciencia española… pero he hecho trampas. La lista completa la diseñé en diciembre de 2019. Durante el año he ido programando tweets con Buffer y desde el momento que Twitter permitió programar tweets han ido ahí. En general tenía el texto de los tweets escrito un par de semanas antes, y en estos momentos tengo ya escritos y programados todos los tweets hasta fin de mes. Para que nos ubiquemos, buscar la información sobre cada persona y escribir el texto me llevaba varios minutos, así que para preparar un mes entero se me iban unas dos horas. Todo sea por mantener la productividad…

La planificación de posts, podcasts, newsletter…

Aquí la cosa se nos complica. Mi primer punto de partida es una agenda digital, que viene siendo un pdf que abro en Goodnotes con muchas plantillas para que yo garabatee a gusto. Ahí, en la vista mensual, me hago mi esquema de cuando va a ir qué cosa. Primero pongo todo lo fijo, lo que sé qué día tengo que sacar, y después las cosas que se me han ocurrido. Así, cuando empieza el mes sé cuantas cosas como mínimo voy a hacer en cada uno de los canales y me aseguro de distribuirlas en el tiempo, para que no salgan cinco cosas el mismo día.

Con esa vista general pasamos a la parte de las tareas, y ahí entra en juego Todoist, mi más preciada herramienta de productividad. Tengo varios proyectos, y cada proyecto se sincroniza con un calendario. En cada proyecto tengo secciones según temática. En las secciones voy apuntando todas las tareas para cada una de las cosas que tengo en mi agenda digital, y voy asignando prioridades y etiquetas varias. Para aquellas más inmediatas, asigno una fecha y hora (así aparecerán en mi calendario). La revisión de Todoist y asignación es semanal.

De la semana al día

Desde mi calendario puedo ver todo lo que tengo ya asignado para cada día y mover libremente las tareas a diferentes horas ( o alargarles la duración para bloquear más tiempo). Esto sí lo hago cada día cuando me planifico qué voy a hacer. Si me queda tiempo disponible, entonces voy por las tareas según prioridad, pero que no tenían fecha asignada. Esto me permite cierta flexibilidad para «adelantar trabajo».

Como lo que he estado haciendo se centra mucho en las novedades, tenía que tener en cuenta el «factor sorpresa». Ese día que me llega algo de lo que quiero escribir en el momento y eso no debe alterar el plan para la productividad, no vale distraerse sin más. Esa llamada para colaborar en un podcast que no estaba planificado, etc. Por eso mi día normalmente tiene ocupado sólo la mitad del tiempo que realmente tengo disponible, y el resto es para cosas todavía no asignadas. Así me aseguro de hacer cosas que «sí o sí» tengo que hacer ya, pero tener la libertad de avanzar sobre la marcha con el resto.

Recordemos que aunque la planificación inicial sea en base semanal, todos los días reviso al principio de la jornada «que hay» y al final con el «como quedamos». En la revisión y planificación semanal se me va media hora, pero a diario no son más que un par de minutos. Cuando una tarea está hecha se marca en Todoist y desaparece en el cielo de las tareas. Y los filtros han sido y serán siempre la salvación de mi productividad.

Imagen de una mujer arrastrando un reloj
Mi vida…

Bacteriófagos y Qarentena

Mención especial merecen los podcasts… porque llevan mucho tiempo. Qarentena no lleva edición de mi parte, y la documentación va en paralelo a la del resto de mis actividades, así que no la cuento por separado. Eso sí, entre la grabación y las charlas se me van 4 horas cada semana, porque hablamos mucho!

Bacteriófagos requiere mucha documentación, porque aunque sepa de qué quiero hablar… no quiero meter la pata. Tengo una lista de temas para el futuro, pero muchas veces elijo algo que se me ha ocurrido hace poco, o que pesa por la actualidad. Con el tema en la cabeza, dedico entre dos y cuatro horas a leer sobre ello y hacer anotaciones montándome el guión. Grabar, editar y subir me lleva… pues depende de lo espesa que estuviese ese día grabando, pero más de una hora siempre. Y eso hay que tenerlo en cuenta para que no merme la productividad.

Los libros

Cada dos semanas en este blog se recomienda un libro, y a estas alturas todo lector se estará preguntando cuando me queda tiempo para leer. Pues a ver… me queda tiempo para leer mientras tengo un rato muerto, o cuando no me da ya la cabeza para otra cosa. Pero también he recurrido mucho a audiolibros que han solapado con mis tareas de limpieza y de empaquetado, pegándose con los podcasts para llegar a mis oídos. Pese a ello, antes publicaba cada semana y ahora es cada dos porque no soy capaz de elegir libros pequeñitos.

Obviamente hay una lista de libros que quiero leer, leídos, etc… pero queremos acabar con este post algún día, que esto iba a ser un resumen.

La visión general de la productividad semanal

Tras este resumen, recordemos que yo hasta hace unos días seguía trabajando en el laboratorio 8 horas al día. Así que el resto me lo tenía que distribuir muy pero que muy bien por la semana, con unas 3 horas de tiempo cada día y el día completo los findes (a compartir con las tareas de la casa). Así que aquí va a modo de ejemplo un esquema semanal de «lo que hay que hacer si o si cada día» o dicho de otra forma, mi «plan de productividad»:

  • Lunes: post sobre la mudanza del partes
  • Martes: newsletter para el miércoles
  • Miércoles: Érase una vez…
  • Jueves: newsletter del sábado
  • Viernes: Qarentena
  • Sábado: capítulo de Bacteriófagos
  • Domingo: libro quincenal, algún post suelto, leer artículos apilados, organizar la siguiente semana

La pregunta ahora es cómo me iré organizando todo cuando tenga más tiempo para ello, y si seré capaz de hacerlo a jornada completa sin que me estalle la cabeza. Las últimas dos semanas han sido especialmente intensas y no he querido escribir esto hasta asegurarme de que no iba a fallar con todo lo planificado para diciembre. Como podéis ver, los que tanto dudábais sobre cómo leches me las apañaba… todo es organización y disciplina. Utilizar las herramientas disponibles y aprovechar cada rato muerto para hacer algo. Y sí, en medio de todo eso también me queda tiempo libre para otras cosas. Todo es cuestión de organizarse! Mi productividad está bajo control.

Por muy bien que me organice y mucho que trabaje, tengo que pagar un alquiler y esas cosas. Así que si queréis que trabaje mucho más y sea feliz, para alegrarme la vida y apoyar todo mi trabajo duro podéis invitarme a un café:

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